Автоматизацията на бизнес процесите е тема, която е обект на дискусии от години, но докато мненията продължават да бъдат разнопосочни, технологиите се развиват със скоростта на светлината.
Безспорен остава фактът, че внедряването на автоматизирани системи и бизнес решения са в плюс за целия екип и времето, което той отделя за извършване на повтарящи се процеси, ръчни проверки и съпътстващата ги възможност от грешки.
Единната информационна система и създаването на общо пространство за достъп и обработка на данните осигуряват тяхната точност и информационна осигуреност.
Електронна система за управление на документите е важна част от процеса на работа, защото електронният поток минимизира човешкия фактор, намалявайки възможните грешки и елиминира повторното въвеждане на данни.
Въпреки улеснението, което носят със себе си, технологиите изискват и прилагането на комплексен подход. Поради тази причина е важно мениджърите и техните служители да съумеят да съчетават различните работни дейности.
В част от транспортните и логистични сектори например, част от дейностите са свързани със създаването на дневници на маршрути за доставка, създаване на пътни листове, бързо наблюдение на местоположението на транспорта с помощта на сателитен мониторинг, контролиране на разходите за гориво, отпечатване на документи и др.
Друго предимство на автоматизацията е, че чрез създаването на вътрешни управленски доклади за наличните данни в системата, ръководството има мощен инструмент за анализиране на работата както на отделни единици, така и на цялата компания.
Предимства на автоматизираните процеси
Част от основните предимства, с които се отличават дигитализираните процеси са следните:
Измеримост на работните процеси
За да бъде един бизнес стабилен и да устои на трудностите, пред които е изправен трябва да има ясна политика относно измерването на резултатите. Устойчивият бизнес е зависим от разработването и прилагането на правилната стратегия. А запазването на конкурентно предимство пред останалите зависи от постоянното наблюдение на процесите и служителите, оценката и коригирането на стратегията ако това се налага, навременни и точни данни, отчитане на ключовите показалите и др.
Спестяване на време
Въвеждането на данните ръчно не само не спестява време на служителите, но и увеличава риска от грешки и неточност в данните. При автоматизиране на задачите обаче, времето се намалява, грешките се свеждат до минимум ако системата е правилно внедрена, а екипите ще имат възможност да работят и по други дейности, за които преди това не са имали оперативно време.
По този начин, фокусът на служителите може да бъде съсредоточен върху важни за компанията елементи и анализи, които да увеличат приходите в дългосрочен план и едновременно с това да развият професионалните им умения и знания.
Подобрена ефективност на работните дейности
Какво е ефективността? Тя описва степента, в която времето, усилията и разходите са ефективно приложени спрямо зададената задача или цел.
Както беше описано и в предходните редове, автоматизацията оказва пряко влияние върху времето необходимо за извършване на дадена задача и резултатите, до които води. Свеждането на грешките и пропуските до минимум е от особено голямо значение за всеки бизнес, защото понякога дори най-незначителната грешка може да доведе до сериозни последствия.
В тази връзка, ефективността се оценява по това, че най-добрите практики и инструменти могат да бъдат приложени в реално време и резултатите от тях да бъдат на лице непосредствено след това.
Управление и надеждност
Надеждността на автоматизацията на работните процеси гарантира, че тези от тях, които са важни за корпоративното развитие на сектора ще се изпълняват ефективно на 100% в съответствие със заложените бизнес цели.
Последователността и проследимостта в бизнеса са равнозначни на сигурност, че вие и вашите клиенти можете да сте сигурни в надеждността на процесите и конкурентното предимство, което ще имате пред останалите.
Управлението от друга страна е сложен и комплексен процес, който въпреки дигитализирането на голяма част от дейностите си остава отговорна задача, в която грешките са от първостепенно значение. Добрата новина обаче е, че вече има редица бизнес софтуери, които ви помагат да оцените всеки процес, задача или дори служител и на база на тази оценка на вземете експертно управленско решение.
Намаляване на разходите
Автоматизирането на задачите води до по-голяма ефективност, по-добра цена и възможност за развитие на нови ниши в бизнеса. За разлика от тях, ръчно изпълняваните дейности отнемат повече време и респективно с това оскъпяват труда, а ефективността от тях остава по-малка и оборота е далеч от заложените цели.
Остава обаче въпросът, защо въпреки ясните ползи от дигитализацията и автоматизацията на процесите, някои бизнеси все още залагат на ръчното извършване на задачите.
Качество на работните процеси
Качеството на работните процеси е обезпечено с оглед на факта, че имаме гарантирано идентично извършване на всяка дейност спрямо предходната. Това води до висококачествени и надеждни резултати.
Последователността на работните процеси спомага за проследяване на обслужването на клиентите и на постоянството в качеството на предлаганите стоки или услуги. Винаги доброто качество е онова, което потребителите в крайна сметка ще очакват на всяка цена.