Независимо дали става въпрос за ръководител на голяма компания, или мениджър в по-малка стартираща организация, всеки от тях е ежедневно затрупан с различни по вид и степен на важност задачи.
Обикновено денят започва с безброй останали задачи от предишния ден, непрочетени мейли, чакащи одобрение заявки и предстоящи разговори. Ежедневието на всеки е динамично в различна степен и в повечето случай се налага да бъде съчетано с допълнителни ангажименти извън работния ден, които изискват време и енергия. Именно това налага и необходимостта от промени в дневния график, защото в противен случай се стига до грешки и претоварване.
Ето и няколко предложения, с които можете да подобрите ефективността на бизнеса си и на работното място:
По-добро управление на времето
- Често в стремежа си да свършите повече работа постепенно се затрупвате с много и различни задачи, които с времето стават трудни за изпълнение заради постоянно нарастващия списък. Затова помислете добре върху същността на задълженията си и работата, за която отговаряте. Ако сте мениджър на отдел или ръководител на компания, тогава със сигурност от вашето решение зависят много и различни процеси в организацията, но помислете как може да делегирате всяка задача. Разбира се естеството на работата ви може да е строго специфично и неговото разпределяне да е трудно, но винаги може да започнете с разпределянето им по следния модел:
- Административна работа
- Финансови задачи
- Дизайн
- Управление на проекти
- Проследяване на изпълнението
- Почивка – да, всеки се нуждае от нея, за да бъде по-ефективен в работата си след това.
- Изберете подходящия софтуер
Ако до момента не сте използвали софтуер в работата си, то тогава започнете с вариант лесен за употреба и разбиране от служителите. След като усвоите основните специфики вече може да преминете към продукт, който е пригоден за вашите бизнес нужди.
- Водете си записки
Измервайте и управлявайте ефективно времето си! Започнете да го цените и да го измервате реално, за да постигнете желания резултат!
Вие и екипът ви започнете да описвате всеки свой ден, седмица и месец според ежедневните ви задължения, решени казуси и всичко съпътстващо ги. Ако лъжете и надписвате часове не лъжете никой друг освен самите себе си, затова бъдете честни. След няколко месеца, когато има достатъчен интервал от време, за да оцените продуктивността си ще можете да откриете процесите, които се нуждаят от оптимизация.
- Анализирайте резултатите
След като сте открили „слабите звена“ в бизнес процесите вече е време да преминете към действие. Направете анализ на това къде губите времето и енергията си вместо да ги вложите в по-продуктивни дейности. В този момент, софтуерите за управление на процесите е идеалният помощник, с който да анализирате създалата се ситуация по качествен и количествен метод.
- Оперативки
Те са важен ритуал, с който е добре да започвате всяка своя работна седмица. Това е времето с екипа ви, в което да анализирате и коментирате свършеното до момента и предстоящите задачи. Не забравяйте, че хората имат нужда да чуят каква е голямата картина в компанията и какви са проектите, върху които се работи. Не е нужно да бъдете многословни и в рамките на половин час можете точно, кратно и ясно да изясните всички актуални въпроси.